Bevezetés
Az AI automata hívás funkció célja, hogy mesterséges intelligencia segítségével telefonos megerősítést kérjen a páciensektől a lefoglalt időpontjaikkal kapcsolatban. A rendszer automatikusan felhívja a pácienseket, és egy AI asszisztens (Eszter) beszélget velük, hogy visszajelzést kapjon arról, meg tudnak-e jelenni a vizsgálaton.
A rendszer kampányalapú működést biztosít, amely lehetővé teszi, hogy különböző szakterületekhez, orvosokhoz vagy szolgáltatásokhoz eltérő hívási szabályokat határozzon meg. A hívások ütemezése, az újrapróbálkozások kezelése és az eredmények nyomon követése egyetlen felületen, az adminisztrációs panelen történik.
A funkció elérése
Az automata hívások kezelése az adminisztrációs felület bal oldali menüjében, a Kimenő AI hívások menüponton belül érhető el. A menü az alábbi aloldalakat tartalmazza:
Áttekintő — Napi statisztikák és gyors műveletek.
Hívások — Az összes hívás részletes listája.
Kampányok — Kampányok létrehozása és kezelése.
Feketelista — Kizárt telefonszámok kezelése.
Áttekintő (Dashboard)
Az Áttekintő oldal a napi hívási statisztikákat mutatja valós időben. Ezen az oldalon gyorsan áttekintheti a rendszer aktuális állapotát.
Főbb mutatók
Az oldal tetején megjelenő kártyák a következő adatokat összegzik:
Összes hívás — Az adott napon indított hívások teljes száma.
Megerősítve — A páciens által sikeresen visszaigazolt időpontok száma.
Folyamatban — Az éppen zajló aktív hívások száma.
Beavatkozás kell — Olyan hívások, amelyeknél a páciens emberi segítséget kért, vagy a rendszer nem tudta kezelni a helyzetet.
Visszahívandó — Ütemezett újrapróbálkozásra váró hívások.
Sikerességi ráta
Egy kördiagramon látható a napi sikerességi arány százalékos formában (pl. 67%).
Heti trendek
A Hívások az elmúlt 7 napban oszlopdiagram napi bontásban mutatja a hívási eredmények megoszlását.
Gyors akciók
Az alábbi gyorsgombokkal közvetlenül elérheti a legfontosabb teendőket:
Beavatkozást igényelnek — A kézi beavatkozásra váró hívások szűrt listája.
Visszahívandók — Az újrapróbálkozásra ütemezett hívások.
Új kampány — Közvetlenül a kampánylétrehozó űrlapra navigál.
Hívások kezelése
A Hívások menüpont alatt megtekintheti az összes korábbi és aktuális hívás részletes listáját.
Szűrési lehetőségek
A lista tetején lévő szűrőgombok segítségével státusz szerint szűkítheti a megjelenített hívásokat:
Függőben — Még nem indult el a hívás.
Folyamatban — A hívás éppen zajlik.
Megerősítve — A páciens megerősítette a részvételét.
Lemondva — A páciens lemondta az időpontot.
Visszahívás ütemezve — Automatikus újrapróbálkozás van beállítva.
Beavatkozás szükséges — A hívás emberi kezelést igényel.
Nem vette fel — A páciens nem vette fel a telefont.
Hiba / API hiba — Technikai hiba történt a hívás során.
Híváslisták táblázat
Oszlop | Leírás |
Státusz | Színkódolt állapotjelző |
Páciens neve / Telefonszám | A hívott páciens adatai |
Szolgáltatás / Orvos | A foglalt vizsgálat típusa és a kezelőorvos neve |
Időpont | A vizsgálat tervezett időpontja |
Hívás ideje | A hívás indításának pontos időpontja |
Próbálkozás | Az aktuális próbálkozás sorszáma a maximumhoz képest (pl. 1/3) |
Műveletek | Megtekintés ikon a hívás részleteinek megnyitásához |
Hívás részleteinek megtekintése
A Műveletek oszlopban található szem ikonra kattintva megnyílik a Hívás részletei ablak, amely a következő információkat tartalmazza:
Páciens és időpont adatai — A híváshoz tartozó foglalás teljes részletei.
Hangfelvétel — Beépített lejátszóval visszahallgatható a teljes beszélgetés.
Beszélgetés átirata — A hívás szöveges leirata, amelyben az AI asszisztens (Eszter) és a páciens válaszai időrendben jelennek meg.
Műveleti gombok: Újrahívás indítása (manuálisan újraindítja a hívást), Foglalás megtekintése (megnyitja a kapcsolódó foglalás adatlapját), Bezárás (bezárja a részletező ablakot).
Kampányok kezelése
A Kampányok menüpont alatt hozhat létre, szerkeszthet és kezelhet hívási kampányokat.
Kampánylista
Oszlop | Leírás |
Kampány neve | A kampány megadott elnevezése |
Típus | A kampány típusa (pl. Ismétlődő) |
Státusz | Aktív/Inaktív állapotjelző |
Hívások (ma) | Az adott napon a kampány által generált hívások száma |
Sikeresség | A kampány aktuális sikerességi aránya |
Az Aktív kapcsoló segítségével bármely kampány azonnal bekapcsolható vagy kikapcsolható.
Új kampány létrehozása
Új kampány létrehozásához kattintson az Új kampány gombra. Az űrlap négy fő részből áll:
1. Alapadatok
Válassza ki a Munkafolyamat típusát — jelenleg az „Időpont-visszaigazoló" típus érhető el.
Adja meg a Kampány nevét.
Állítsa be a kampány jellegét: Ismétlődő (folyamatosan fut) vagy Broadcast (egyszeri kiküldés).
2. Szűrési hierarchia
Válassza ki, mely páciensekre vonatkozzon a kampány. A szűrés három szint alapján végezhető el:
Szakterület — Egy vagy több orvosi szakterület kiválasztása (pl. bőrgyógyászat, diabetológia).
Orvos — Adott orvosokhoz tartozó foglalások szűrése.
Szolgáltatás — Konkrét vizsgálattípusok kijelölése.
A szűrőlistában keresőmezővel és jelölőnégyzetekkel választhatja ki a kívánt elemeket.
3. Időzítés
Az időzítési beállítások határozzák meg, mikor és hogyan történjenek a hívások:
Munkanappal az időpont előtt — Hány munkanappal a vizsgálat előtt induljon a hívás (pl. 2 munkanap).
Hívási napok — A hét azon napjai, amelyeken a rendszer hívásokat indíthat (H, K, SZ, CS, P, SZO, V).
Hívási idősáv — Az aktív hívási időszak kezdete és vége (pl. 09:00 – 17:00).
Újrahívási beállítások — A maximális próbálkozások száma és az újrapróbálkozások közötti várakozási idő (pl. 2 óra, 4 óra).
Hétvégi szabály — Bekapcsolása esetén a hétvégi időpontra vonatkozó hívásokat automatikusan az utolsó munkanapra ütemezi a rendszer.
4. Prompt sablonok (beszélgetési logika)
A prompt sablonok segítségével testre szabhatja az AI asszisztens által használt beszélgetési forgatókönyvet. A sablonok változókat tartalmaznak, amelyeket a rendszer automatikusan kitölt a hívás indításakor:
Változó | Leírás |
{clinic_name} | Az intézmény neve |
{service_name} | A vizsgálat típusa |
{humanized_datetime} | Az időpont emberbarát formátuma |
{clinic_address} | Az intézmény címe |
A szerkeszthető szövegmezők:
Beköszöntés — Az AI asszisztens nyitó mondata (pl. „Jó napot kívánok! Eszter vagyok, a {clinic_name} virtuális asszisztense...").
Visszahívás kezelése — Szöveg, amit a rendszer használ, ha a páciens elfoglalt.
Időpont részletei — Az időpont adatainak közlése.
Részvételi kérdés — A megerősítést kérő kérdés.
Megerősítés / Elutasítás — Válaszreakciók a páciens döntésére.
Fallback — Tartalék szöveg, ha a rendszer nem érti a választ.
Próbahívás indítása
A kampány mentése előtt vagy után lehetőség van próbahívás indítására. A Próbahívás gombra kattintva megjelenik egy ablak, amelyben megadhatja a teszthívás célszámát. Ez segít ellenőrizni, hogy a beállított szövegek és az AI asszisztens megfelelően működik-e.
Meglévő kampányok kezelése
Aktiválás / Deaktiválás: A kampánylistában az Aktív kapcsolóval azonnal be- vagy kikapcsolhat egy kampányt.
Szerkesztés: A kampány módosításához kattintson a kampány nevére vagy a szerkesztés ikonra.
Törlés: A kampány végleges eltávolításához használja a törlés gombot.
⚠️ Fontos: Csak az aktiválás után létrejött foglalásokhoz tartozó páciensek kerülnek a híváslistára. A rendszer visszamenőlegesen nem indít hívásokat.
Feketelista kezelése
A Feketelista menüpont alatt azokat a telefonszámokat kezelheti, amelyeket a rendszer nem hívhat.
Feketelista táblázat
Oszlop | Leírás |
Név | A kizárt személy neve |
Ok | A kizárás oka |
Megjegyzés | További részletek a kizárásról |
Dátum | A kizárás időpontja |
Új szám hozzáadása
A feketelista bővítéséhez kattintson az Új szám hozzáadása gombra, és töltse ki a megjelenő űrlapot:
Adja meg a telefonszámot.
Adja meg a páciens vezeték- és keresztnevét.
Válassza ki a kizárás okát a legördülő listából.
Opcionálisan adjon hozzá megjegyzést.
Tippek
Tipp: A hívási idősávot érdemes a páciensek elérhetőségéhez igazítani — reggeli időpontok esetén a délelőtti, délutáni vizsgálatoknál pedig a kora délutáni idősáv a leghatékonyabb.
Tipp: Használja a próbahívás funkciót minden új kampány létrehozásakor, hogy ellenőrizze a beköszöntő szöveg és a beszélgetési logika megfelelőségét.
Tipp: Rendszeresen ellenőrizze a „Beavatkozás szükséges" státuszú hívásokat az Áttekintő oldalon, hogy a páciensek kérései ne maradjanak megválaszolatlanul.
Tipp: Ha egy páciens kifejezetten kéri, hogy ne hívják, azonnal vegye fel a Feketelistára — ezzel biztosíthatja az adatvédelmi előírások betartását.
Összefoglalás
Az AI automata hívás funkció mesterséges intelligenciával automatizálja a páciensek időpont-visszaigazolását.
A működés kampányalapú: szakterület, orvos vagy szolgáltatás szerint eltérő hívási szabályok alkalmazhatók.
Az Áttekintő oldal valós idejű statisztikákat biztosít a hívások sikerességéről.
A Hívások lista teljes átláthatóságot nyújt: státuszszűrés, hangfelvétel-visszahallgatás és beszélgetés-átirat.
A prompt sablonok segítségével az AI asszisztens beszédstílusa és logikája személyre szabható.
A Feketelista kezeli a kizárt telefonszámokat az adatvédelmi előírásoknak megfelelően.
Csak az aktiválás után létrejött foglalásokhoz tartozó páciensek kerülnek a híváslistára.
GYIK
Mikor kerülnek a páciensek a híváslistára?
Mikor kerülnek a páciensek a híváslistára?
A páciensek kizárólag a kampány aktiválását követően kerülnek a híváslistára. A rendszer nem hívja fel azokat, akik már az aktiválás előtt rendelkeztek előjegyzéssel — a funkció visszamenőlegesen nem működik.
Hányszor próbálja meg a rendszer felhívni a pácienst?
Hányszor próbálja meg a rendszer felhívni a pácienst?
Az újrapróbálkozások számát a kampány Időzítés beállításainál adhatja meg. A rendszer az ott meghatározott időközönként (pl. 2 óra, 4 óra) próbálkozik újra, a maximálisan beállított számig. A Hívások listában a „Próbálkozás" oszlopban követheti nyomon az aktuális állapotot (pl. 1/3).
Mi történik, ha a páciens nem veszi fel a telefont?
Mi történik, ha a páciens nem veszi fel a telefont?
Ha a páciens nem veszi fel a hívást, a rendszer „Nem vette fel" státusszal rögzíti az eseményt, és az újrahívási beállítások szerint automatikusan újrapróbálkozik a következő ütemezett időpontban.
Lehet-e egyszerre több kampányt is futtatni?
Lehet-e egyszerre több kampányt is futtatni?
Igen, a rendszerben tetszőleges számú kampány hozható létre és futtatható párhuzamosan. Minden kampány önálló szűrési és időzítési beállításokkal rendelkezik.
Hogyan hallgathatom vissza egy hívás hangfelvételét?
Hogyan hallgathatom vissza egy hívás hangfelvételét?
Navigáljon a Hívások menüpontra, keresse meg a kívánt hívást, majd kattintson a Műveletek oszlopban található szem ikonra. A megnyíló „Hívás részletei" ablakban a Hangfelvétel szekció alatt található lejátszó segítségével meghallgathatja a teljes beszélgetést, és elolvashatja annak szöveges átiratát is.
Mi az a „Beavatkozás szükséges" státusz?
Mi az a „Beavatkozás szükséges" státusz?
Ez a státusz akkor jelenik meg, ha a páciens a hívás során emberi segítséget kért, vagy az AI asszisztens nem tudta kezelni a helyzetet. Ilyen esetben az adminisztrátor feladata a páciens manuális megkeresése. Ezek a hívások az Áttekintő oldalon a „Beavatkozást igényelnek" gyors akcióval közvetlenül elérhetők.
Testre szabható az AI asszisztens beszédstílusa?
Testre szabható az AI asszisztens beszédstílusa?
Igen. A kampány létrehozásakor a „Prompt sablonok" szekció alatt szerkesztheti a beköszöntést, az időpont-közlést, a kérdésfeltevést és az összes egyéb beszélgetési elemet. A változók (pl. {clinic_name}, {service_name}) automatikusan kitöltődnek a hívás indításakor.