Rövid összefoglaló
A rendszerben a számlázás a Számlázz.hu vagy a Billingo integrációján keresztül történhet. A Vezérlőpulton belül külön menüpontokban érhető el:
az általános számlázási beállítások,
a Számlázz.hu integráció beállításai,
a Billingo integráció beállításai,
valamint a felhasználókhoz és szakrendelésekhez rendelhető alapértelmezett számlázási fiókok.
Előfeltételek
Aktív Számlázz.hu fiók és hozzáférési adatok (szükség esetén számla agent kulcs).
Aktív Billingo fiók, "Billingo api kulcs" és "Bizonylattömb API ID".
Hol érhető el (navigáció a rendszerben)
Általános számlázási beállítások: "Számlázás" menüpont a Vezérlőpulton belül.
Számlázz.hu integráció: "Vezérlőpult/Beállítások/Számlázz.hu".
Billingo integráció: "Billingo" menüpont.
Felhasználói beállítás (alapértelmezett integráció és fiók): "Vezérlőpult/Felhasználók/Felhasználók kezelése".
Lépések
1. Általános számlázási beállítások (Számlázás menüpont)
Nyissa meg a "Számlázás" menüpontot.
Állítsa be az alábbi opciókat igény szerint:
"Az alapértelmezett számlázás": válassza ki, hogy a rendszer alapértelmezetten a "Billingo" vagy a "Számlázz.hu" integrációt használja.
"Számlázás modul": a használathoz kötelező a jelölőnégyzet aktiválása.
"Kedvezményadás oka": jelölőnégyzet bekapcsolásával az automatikus számlázási ablakban tételenként megadható a kedvezmény oka.
"Kedvezmény okok": rögzítse az elérhető kedvezményindokokat; a felhasználók ezekből választhatnak a kedvezmény megadásakor.
"Ártétel napló": időintervallum megadásával listázhatja, ki, mikor és mit módosított az ártételeken; a részletek megtekinthetők.
"Számla tétel ismétlés": alapértelmezés szerint a számlához már hozzáadott tétel nem jelenik meg újra a tételválasztó ablakban. A jelölőnégyzet aktiválásával a hozzáadott ártételek a listában maradnak.
"Tételtörlések naplója": időintervallum beállítása után megtekinthető, hogy mely ártételek kerültek törlésre a még ki nem állított számlákról, ki és mikor törölte.
"Felhasználókhoz társított árak": a táblázatban jelölje, hogy az egyes felhasználók mely ártételeket láthatják és adhatják a számlákhoz. Ha egy felhasználónál bármely ártétel jelölve van, akkor csak a jelölt ártételeket tudja hozzáadni. Ha nincs jelölés, az összes rögzített ártétel látható és használható. A funkció alkalmazása folyamatos karbantartást igényel.
"Nyugtázási lehetőség": aktiválás után a számla kiállítása előtt elérhető a "Nyugtázás" gomb. Ez lezárja a számlán szereplő függő értékeket, de nem készít számlát a Számlázz.hu rendszerén keresztül, kivéve ha külön be van állítva a "nyugta küldése számlázz.hu felé".
"Alapértelmezett fizetési határidő": ha a számla kiállításakor nem módosítják manuálisan, a rendszer ezt használja a határidő kiszámításához átutalásos fizetési mód esetén.
"Kedvezményezett csoportok": hozzon létre csoportokat, és ártételenként adja meg a százalékos kedvezményt. Ha a páciens hozzá van rendelve egy csoporthoz, a számla kiállításakor a megadott kedvezmény automatikusan érvényesül a végösszegre.
"Alapértelmezett megjegyzés": ide rögzített szöveg az összes kiállított számlán megjelenik; a számla megnyitásakor, kiállítás előtt módosítható.
"E-mail kiértesítés": aktiválás esetén a rendszer e-mailt küld a páciensnek a számla papír alapú kiállításakor; a számla később is letölthető.
"Egészségpénztárak": vegyen fel új egészségpénztárakat, ha az alapértelmezett listában nem szerepelnek.
"Automatikus számlázás ablak": aktiválás esetén a páciens vizsgálati lapjának mentésekor felugró ablakban a vizsgálatot végző orvos ártételeket rendelhet a páciens számlájához. A vizsgálati lap mentése után a "Számlázás/Számlakiállítás" menüpontban a pácienshez automatikusan létrejön egy nyitott számla a hozzáadott ártételekkel, amelyek a számla kiállítása előtt még módosíthatók. Különösen hasznos, ha a számlát nem az orvos, hanem asszisztens vagy recepciós állítja ki.
"E-számlázási lehetőség": aktiválás esetén a rendszer e-számlát állít ki, amelyet a Számlázz.hu oldalon keresztül e-mailben kiküld a páciensnek.
2. Számlázz.hu integráció beállítása ("Vezérlőpult/Beállítások/Számlázz.hu")
Nyissa meg a "Vezérlőpult/Beállítások/Számlázz.hu" menüpontot.
Állítsa be az alábbi opciókat és adatokat:
"Számlakép módosítása": aktiválva a számlakiállítás előtt számlánként beállítható a használandó számlakép.
"Nyugta küldése számlázz.hu felé": alapértelmezés szerint a rendszerben kiállított nyugták nem kerülnek továbbításra a Számlázz.hu irányába. A jelölőnégyzettel aktiválható a továbbítás. A nyugta kiállításánál így is választható külön gombbal, hogy Számlázz.hu küldéssel vagy anélkül történjen.
"Fizetési mód": vegyen fel további fizetési módokat, ha az alapértelmezett listában nem szerepelnek.
"EP számla fizetve": aktiválva az EP számlák alapértelmezés szerint "Fizetve" státuszt kapnak.
"Számlakép": válasszon a Számlázz.hu számlaképei közül; ez lesz az alapértelmezett számlakép a rendszerben.
"Cégek": vegyen fel cégeket, hogy céges számlázáskor megjeleníthetők legyenek a számlán.
"Számla előtag": adja meg a Számlázz.hu fiókban rögzített számla előtag(ok) egyikét, amelyet a rendszerben kiállított számláknál kíván használni.
"Díjbekérő nyomtatása": aktiválás után lehet díjbekérőt (Pro Forma számlát) kiállítani és nyomtatni. Megjegyzés: ingyenes Számlázz.hu fiókkal nem működik.
"Előnézet": aktiválás esetén a számla kiállítása előtt új ablakban, PDF formátumban megtekinthető az előkép. Ekkor a számla még nem kerül kiállításra. Az előnézeti képen a Kardi-Soft Kft. teszt Számlázz.hu fiók adatai jelennek meg.
"További fiókok": több Számlázz.hu fiók rögzíthető. A kötelező adatok kitöltése után egy vagy több plusz fiók vehető fel. A Számlázz.hu fiókok hozzárendelhetők felhasználó-szakrendelésekhez, mint alapértelmezett fiókok.
"Számlázz.hu felhasználónév": adja meg a Számlázz.hu fiókhoz tartozó felhasználónevet. Ha az accounton belül több számlát kezel, a beállítani kívánt számlához a Számlázz.hu felületén generáljon "számla agent kulcsot", és ezt a kódot másolja ebbe a mezőbe.
"Számlázz.hu jelszó": adja meg a Számlázz.hu fiókhoz tartozó jelszót. Több számla kezelése esetén ide is ugyanazt a "számla agent kulcsot" kell bemásolni, mint a felhasználónév mezőbe.
"Bank neve": adja meg a bank nevét, amelyen keresztül a számlák kiállításra kerülnek.
"Számlaszám": adja meg a Számlázz.hu fiókban rögzített bankszámlaszámot.
3. Billingo integráció beállítása ("Billingo" menüpont)
Nyissa meg a "Billingo" menüpontot.
Töltse ki a kötelező adatokat:
"Billingo api kulcs": a Billingo fiókban a "Beállítások (fogaskerék ikon) / API kulcsok" menüpont alatt generálható.
"Bizonylattömb API ID": a Billingo által biztosított azonosító.
"További fiókok" alatt további Billingo fiókok rögzíthetők. Több fiók esetén előfordulhat, hogy több adat megadása szükséges. Alapértelmezett Billingo fiók esetén az alap számlázási beállítások az irányadók.
Döntse el és állítsa be, hogy az adott felhasználó-szakrendelés mely Billingo fiókkal kíván számlázni a jövőben.
4. Alapértelmezett integrációs fiók beállítása felhasználónként
Lépjen a "Vezérlőpult/Felhasználók/Felhasználók kezelése" menüpontra.
Válassza ki az adott felhasználót, majd nyissa meg szerkesztésre.
Állítsa be, mely integrációt, azon belül mely fiókot kívánja alapértelmezetten alkalmazni (felhasználó-szakrendelés szinten).
Tippek
A "Felhasználókhoz társított árak" használatával célzottan szabályozhatja, ki milyen ártételeket láthat és adhat hozzá a számlákhoz, de ez folyamatos karbantartást igényel.
Az "Automatikus számlázás ablak" segít megelőzni a téves ártétel-rögzítést, ha a számlát nem a vizsgálatot végző orvos állítja ki.
A "Számlakép módosítása" opcióval egyedi igény esetén számlánként is kiválasztható a számlakép.
Az "Előnézet" bekapcsolása biztonságot ad a számla véglegesítése előtt, mivel az előkép megtekintése nem állít ki számlát.
"Díjbekérő nyomtatása" csak nem ingyenes Számlázz.hu fiókkal működik.
Gyakori hibák és elhárításuk
Nem látszanak bizonyos ártételek a tételválasztóban: ellenőrizze a "Felhasználókhoz társított árak" jelöléseit az érintett felhasználónál.
A már hozzáadott tétel eltűnik a listából, de szükség lenne az ismételt felvételre: aktiválja a "Számla tétel ismétlés" opciót.
A rendszerben kiállított nyugta nem jelenik meg a Számlázz.hu felületén: engedélyezze a "Nyugta küldése számlázz.hu felé" opciót, majd nyugtakiállításkor válassza a Számlázz.hu küldéssel történő kiállítást.
Nem küldődik ki e-számla: ellenőrizze az "E-számlázási lehetőség" beállítást és a Számlázz.hu integráció adatait.
Díjbekérő kiállítása sikertelen: szükség van nem ingyenes Számlázz.hu fiókra.
EP számlák státusza nem megfelelő: állítsa be az "EP számla fizetve" opciót igény szerint.
Helytelen bankadatok jelennek meg a számlán: ellenőrizze a "Bank neve" és "Számlaszám" mezőket a Számlázz.hu beállításoknál.
Több fiók használatakor nem a kívánt fiókkal történik a kiállítás: rögzítse a "További fiókokat", majd rendelje hozzá a megfelelő felhasználó-szakrendelésekhez; szükség esetén állítson be felhasználói szinten alapértelmezett fiókot.
Összegzés
A rendszerben a számlázás testreszabható az általános beállításokkal, és integrálható a Számlázz.hu vagy a Billingo szolgáltatásaival. A megfelelő opciók aktiválásával, a szükséges kulcsok és fiókok beállításával, valamint felhasználói szinten az alapértelmezett fiókok hozzárendelésével hatékony, átlátható és szabályozott számlázási folyamat valósítható meg.