Rövid összefoglaló
A bővített készlet modul lehetővé teszi a cikktörzsön túli készletkezelési folyamatok rögzítését és nyomon követését a rendszerben. A modulban beszállítók kezelhetők, megrendelések és azok státuszai rögzíthetők, bevételezések végezhetők, leltárfolyamatok indíthatók és zárhatók, valamint lekérdezések készíthetők a vizsgálatokhoz rendelt készletek felhasználásáról. A cikktörzs a számlázás modul része, a további készletfunkciók külön modulban érhetők el. A vizsgálati lapokon felhasznált készletek mentése és statisztikázása támogatott.
Előfeltételek
A cikktörzs a számlázás modul része.
A cikktörzsön kívüli készletfunkciók külön modulban érhetők el. Ennek költségével kapcsolatban keresse ügyfélszolgálatunkat.
A vizsgálati lap készlet lapfüle a fekvőbeteg ellátásként beállított szakrendelésekhez rendelt felhasználók számára látható.
A tartalom a Medirex bővített készlet moduljának működésére vonatkozik.
Hol érhető el (navigáció a rendszerben)
Cikktörzs: "Készlet/Cikktörzs"
Beszállítók: "Készlet/Beszállítók"
Megrendelések: "Készlet/Megrendelések"
Leltár: "Készlet/Leltár"
Lekérdezések: "Készlet/Lekérdezések"
Készlet vizsgálati laphoz rendelése: vizsgálati lap rögzítése közben, a "készlet" lapfülön
Lépések
1. Cikktörzs kezelése
Keresés és szűrés:
A középső keresőmezőben kereshet név, gyári szám vagy vonalkód alapján.
A keresőmező előtti legördülő menüben főcsoport szerint szűkíthet.
Új cikk rögzítése:
Kattintson az "Új cikk" gombra.
A felugró ablakban a pirossal szegélyezett mezők kitöltése kötelező.
Adja meg a "Név", "Főcsoport" és "Gyári szám" értékeit.
Igény szerint rögzíthet beszállítói árakat:
A beszállítói árak rögzítése külön ablakban történik.
Kattintson az "Új beszállítói ár rögzítése a cikkhez" gombra.
Válasszon a már rögzített beszállítói listából, adja meg a beszerzési árat, az áfa kulcsot, és opcionálisan megjegyzést.
Mentés után a megrendelésekben választhatóvá válik a hozzáadott beszállítói ár vagy a beállított alapár.
Szerkesztés és történet:
A listában a sor végén található szerkesztés gomb megegyezik a táblázat feletti "Szerkesztés" gombbal.
A "cikk history" gombra kattintva megtekintheti a cikk beállításain történt módosításokat, dátummal.
Törlés:
A sor végi törlés ikonra kattintva törölheti a cikket; megerősítés szükséges a felugró ablakban.
Export:
A táblázat alján exportálhatja a készletelemeket xlsx formátumban.
2. Beszállítók kezelése
Új beszállító rögzítése:
Lépjen a "Készlet/Beszállítók" menüpontra.
Töltse ki a táblázat felső sorát.
Mentse a változtatásokat.
Keresés és szűrés:
A táblázat feletti keresőmezőbe gépelve kereshet név, adószám, kapcsolattartó neve vagy cím szerint.
A találatok aktív/inaktív beszállítókra szűkíthetők.
Szerkesztés és inaktiválás:
A listában meglévő beszállítókat szerkesztheti, illetve inaktiválhatja.
3. Megrendelések rögzítése és kezelése
Lista és szűrés:
A "Készlet/Megrendelések" menüpontban megjelennek a megrendelések.
A felső legördülő menüben a megrendelések státusza alapján szűrhet.
Új megrendelés rögzítése:
Kattintson az "Új megrendelés" gombra.
Adja meg az "Igényelt szállítási határidő" mezőt.
Igény szerint adja meg a "Visszaigazolt szállítási idő" mezőt.
Kattintson a "Cikk hozzáadása" gombra, majd válasszon cikkeket az előre rögzített cikktörzsből.
A hozzáadott soroknál szerkeszthető a mennyiség, az egységár és a megjegyzés. A státusz alapértelmezetten "nem érkezett cikk".
A "Beszállítók" gombra kattintva válasszon beszállítót az érintett megrendeléshez.
Kattintson a "Mentés" gombra. A sikeres rögzítésről felugró ablak tájékoztat.
Státusz módosítása:
A táblázatban a megrendelés státusza a mentéskor beállított érték.
A "Szerkesztés" gombra kattintva, a státusz legördülő mezőből választhat másik lehetőséget.
Bevételezés:
Válassza ki a megrendelést, majd kattintson a "bevételezés" gombra.
Rögzítse a beérkezett mennyiséget a mennyiség mezőben. Részbeérkezés és teljes beérkezés is rögzíthető.
Kattintson a sor végi mentés ikonra.
Automatikus státuszváltások:
Ha a megrendelt mennyiségnek csak egy része érkezett be, a státusz automatikusan "Részben érkezett meg".
Ha a teljes mennyiség beérkezett, a státusz "Minden megérkezett".
A bevételezés ablak bezárása és a menüpont frissítése után:
Részleges beérkezés esetén a megrendelés státusza "Részben érkezett meg".
Teljes beérkezés esetén a státusz "Beérkezett".
Utólagos teljesítés:
Ha korábban részbeni teljesítés történt, majd később rögzíti a maradék mennyiséget, a státusz automatikusan "minden megérkezett".
Korlát:
A mennyiség mezőbe nem rögzíthető több, mint a megrendelt mennyiség.
Lezárás:
A megrendelés "Lezárt" státusza manuálisan állítható be a "Szerkesztés" gombbal, a státusz mező "Lezárt" opciójára kattintva, majd "Mentés".
4. Leltár végrehajtása
Leltárfolyamatok áttekintése:
A "Készlet/Leltár" menüpontban láthatók a lezárt és folyamatban lévő leltárfolyamatok táblázatos nézetben.
Új leltár indítása:
Kattintson az "Új elltár" gombra.
Adja meg a leltár dátumát.
Kattintson a "Cikkek hozzáadása" gombra, és válasszon elemeket a teljes cikktörzsből. A kiválasztott elemek eltűnnek a listából.
Az ablakból kikattintva térjen vissza a leltár ablakba.
Leltározás és státuszok:
Ha a leltározott mennyiség kevesebb, mint a készlet, mentés után a leltár folyamata automatikusan "folyamatban" státuszúra vált.
Folyamatban lévő leltárnál a "lezárás" gombra kattintva hibaüzenet jelzi, hogy amíg nincs minden cikk "leltározva" státuszon, a leltár nem zárható.
A "Szerkesztés" gombnál, ha végzett a leltározással, a státusz mezőben megjelenő státusz gombra kattintva állíthatja a "Folyamatban" státuszt "Leltározva" státuszra. Ez akkor is lehetséges, ha a leltározott mennyiség kevesebb, mint a készlet.
Miután a tételeket "Leltározva" státuszba helyezi, a megjegyzés és a leltározott mennyiség nem szerkeszthető, kivéve, ha a státuszra kattintva visszavált "Folyamatban" státuszra.
Lezárás:
A mentést követően a státusz nem vált automatikusan "lezárt" státuszra. A felső menüsoron található "Lezárás" gombra kattintva lehet manuálisan lezárni.
Ha a leltárban szereplő tételek mindegyike "Leltározva" státuszon áll, felugró ablak tájékoztat a lezárás sikerességéről.
5. Lekérdezések készítése
Lépések:
Lépjen a "Készlet/Lekérdezések" menüpontra.
Állítsa be a vizsgálati lap felvétel dátumának intervallumát.
Kattintson a "Szűrés" gombra.
Eredmény tartalma:
Vizsgálati lap felvételének dátuma és időpontja.
A vizsgálati lapot rögzítő orvos neve.
A páciens neve és azonosítója.
A cikk neve.
Felhasznált mennyiség.
Össz. beszerzési ár.
6. Készlet vizsgálati laphoz rendelése
Alapértelmezett készlet megjelenése:
Ha a páciensnek az adott napra előjegyzett fekvőbeteg beavatkozása van, az ehhez rendelt alapértelmezett készlet megjelenik új vizsgálati lap rögzítésekor, a "készlet" lapfül "Páciens közeli műtétjei" szekciójában.
További tételek rögzítése:
A "Felhasznált cikkek" alatt kattintson a "Cikkek hozzáadása" gombra.
Válassza ki a kívánt cikkeket, majd a modalból történő kikattintással térjen vissza a készlet fülre.
A hozzáadott cikkeknél adja meg a felhasznált mennyiséget.
Mentés és statisztika:
A felhasznált készlet mennyiségek a vizsgálati lap mentésekor kerülnek rögzítésre.
A felhasználás megjelenik a "Készlet/Lekérdezések" statisztikában.
Tippek
A cikktörzs lista alján található xlsx exporttal egyszerűen kinyerheti a készletelemeket.
Új cikk rögzítésekor a beszállítói árak megadásával a megrendelésekben közvetlenül választhat beszállítói árat az alapár mellett.
Bevételezés során a rendszer megakadályozza, hogy a megrendelt mennyiségnél több beérkezett mennyiséget rögzítsen.
Gyakori hibák és elhárításuk
Leltár lezárása sikertelen:
Ok: Nem minden tétel "Leltározva" státuszú.
Megoldás: A leltárban minden cikk státuszát állítsa "Leltározva" értékre, majd kattintson a "Lezárás" gombra.
Bevételezés hibája:
Ok: A beírt mennyiség meghaladja a megrendelt mennyiséget.
Megoldás: Csökkentse a beérkezett mennyiséget a megrendelt mennyiségre vagy az alá, majd mentse a sort.
Összegzés
A bővített készlet modul a cikktörzsön túlmenően átfogó készletkezelési funkciókat kínál: beszállítók kezelése, megrendelések és bevételezések rögzítése, leltárfolyamatok végrehajtása és lezárása, valamint felhasználási statisztikák készítése. A vizsgálati lapokkal integrált készletrögzítés támogatja a pontos nyilvántartást és a későbbi lekérdezéseket. A modul használatával a készletmozgások átláthatóan, státuszokkal követhetők a rendszerben.