Introducere
Scopul funcției de apel automat AI este de a solicita confirmarea telefonică a pacienților cu privire la programările lor prin intermediul inteligenței artificiale. Sistemul apelează automat pacienții, iar un asistent AI (Eszter) discută cu aceștia pentru a primi feedback despre posibilitatea de a se prezenta la consultație.
Sistemul funcționează pe bază de campanii, ceea ce vă permite să definiți reguli de apelare diferite pentru diverse specialități, medici sau servicii. Programarea apelurilor, gestionarea reîncercărilor și urmărirea rezultatelor se realizează pe o singură interfață, panoul de administrare.
Accesarea funcției
Gestionarea apelurilor automate este disponibilă în meniul din stânga al interfeței de administrare, în cadrul punctului de meniu Apeluri AI de ieșire. Meniul conține următoarele subpagini:
Prezentare generală — Statistici zilnice și acțiuni rapide.
Apeluri — Lista detaliată a tuturor apelurilor.
Campanii — Crearea și gestionarea campaniilor.
Lista neagră — Gestionarea numerelor de telefon excluse.
Prezentare generală (Dashboard)
Pagina de Prezentare generală afișează statisticile zilnice de apelare în timp real. Pe această pagină puteți trece rapid în revistă starea actuală a sistemului.
Indicatori principali
Cardurile care apar în partea de sus a paginii rezumă următoarele date:
Total apeluri — Numărul total de apeluri inițiate în ziua respectivă.
Confirmate — Numărul de programări confirmate cu succes de către pacient.
În curs — Numărul de apeluri active care au loc în prezent.
Necesită intervenție — Apeluri în care pacientul a solicitat asistență umană sau sistemul nu a putut gestiona situația.
De rechemat — Apeluri care așteaptă o reîncercare programată.
Rata de succes
O diagramă circulară arată rata zilnică de succes sub formă de procent (ex. 67%).
Tendințe săptămânale
Diagrama cu coloane „Apeluri în ultimele 7 zile” arată distribuția rezultatelor apelurilor pe zile.
Acțiuni rapide
Următoarele butoane rapide vă permit să accesați direct cele mai importante sarcini:
Necesită intervenție — O listă filtrată de apeluri care așteaptă intervenție manuală.
De rechemat — Apelurile programate pentru reîncercare.
Campanie nouă — Navighează direct la formularul de creare a campaniei.
Gestionarea apelurilor
La punctul de meniu Apeluri puteți vizualiza lista detaliată a tuturor apelurilor anterioare și actuale.
Opțiuni de filtrare
Cu ajutorul butoanelor de filtrare din partea de sus a listei, puteți restrânge apelurile afișate în funcție de status:
În așteptare — Apelul nu a început încă.
În curs — Apelul este în desfășurare.
Confirmat — Pacientul a confirmat prezența.
Anulat — Pacientul a anulat programarea.
Reapelare programată — Este setată o reîncercare automată.
Necesită intervenție — Apelul necesită gestionare umană.
Nu a răspuns — Pacientul nu a răspuns la telefon.
Eroare / Eroare API — A apărut o eroare tehnică în timpul apelului.
Tabelul listei de apeluri
Coloană | Descriere |
Status | Indicator de stare codificat prin culori (verde = confirmat, roșu = necesită intervenție, etc.) |
Nume pacient / Număr de telefon | Datele pacientului apelat |
Serviciu / Medic | Tipul consultației rezervate și numele medicului curant |
Programare | Ora planificată a consultației |
Ora apelului | Ora exactă la care a fost inițiat apelul |
Încercare | Numărul încercării actuale raportat la maxim (ex. 1/3) |
Acțiuni | Pictogramă de vizualizare pentru a deschide detaliile apelului |
Vizualizarea detaliilor apelului
Făcând clic pe pictograma ochi din coloana Acțiuni, se deschide fereastra Detalii apel, care conține următoarele informații:
Date pacient și programare — Detaliile complete ale rezervării aferente apelului.
Înregistrare audio — Întreaga conversație poate fi reascultată cu playerul integrat.
Transcrierea conversației — Transcrierea textuală a apelului, în care asistentul AI (Eszter) și răspunsurile pacientului apar în ordine cronologică.
Butoane de acțiune: Inițiere rechemare (repornește manual apelul), Vizualizare rezervare (deschide fișa rezervării aferente), Închidere (închide fereastra de detalii).
Gestionarea campaniilor
La punctul de meniu Campanii puteți crea, edita și gestiona campanii de apelare.
Lista campaniilor
Coloană | Descriere |
Nume campanie | Denumirea dată campaniei |
Tip | Tipul campaniei (ex. Recurentă) |
Status | Indicator de stare Activ/Inactiv |
Apeluri (azi) | Numărul de apeluri generate de campanie în ziua respectivă |
Success | Rata actuală de succes a campaniei |
Cu ajutorul comutatorului Activ, orice campanie poate fi activată sau dezactivată imediat.
Crearea unei campanii noi
Pentru a crea o campanie nouă, faceți clic pe butonul Campanie nouă. Formularul este format din patru părți principale:
1. Date de bază
Selectați Tipul fluxului de lucru — în prezent este disponibil tipul „Confirmare programare”.
Introduceți Numele campaniei.
Setați caracterul campaniei: Recurentă (rulează continuu) sau Broadcast (trimitere unică).
2. Ierarhia de filtrare
Selectați căror pacienți li se aplică campania. Filtrarea se poate face pe trei niveluri:
Specialitate — Selectarea uneia sau mai multor specialități medicale (ex. dermatologie, diabetologie).
Medic — Filtrarea rezervărilor aparținând unor medici specifici.
Serviciu — Desemnarea unor tipuri specifice de examinare.
În lista de filtre, puteți selecta elementele dorite folosind câmpul de căutare și casetele de selectare.
3. Sincronizare (Timing)
Setările de sincronizare determină când și cum au loc apelurile:
Zile lucrătoare înainte de programare — Cu câte zile lucrătoare înainte de consultație să înceapă apelul (ex. 2 zile lucrătoare).
Zile de apelare — Zilele săptămânii în care sistemul poate iniția apeluri (L, M, Mi, J, V, S, D).
Interval orar de apelare — Începutul și sfârșitul perioadei active de apelare (ex. 09:00 – 17:00).
Setări de rechemare — Numărul maxim de încercări și timpul de așteptare între încercări (ex. 2 ore, 4 ore).
Regula de weekend — Dacă este activată, apelurile referitoare la programările de weekend sunt programate automat pentru ultima zi lucrătoare.
4. Șabloane Prompt (Logica conversației)
Șabloanele prompt vă permit să personalizați scenariul de conversație utilizat de asistentul AI. Șabloanele conțin variabile pe care sistemul le completează automat la inițierea apelului:
Variabilă | Descriere |
{clinic_name} | Numele instituției |
{service_name} | Tipul examinării |
{humanized_datetime} | Formatul prietenos al orei programării |
{clinic_address} | Adresa instituției |
Câmpuri de text editabile:
Salut — Fraza de deschidere a asistentului AI (ex. „Bună ziua! Sunt Eszter, asistentul virtual al {clinic_name}...").
Gestionarea rechemării — Textul pe care sistemul îl folosește dacă pacientul este ocupat.
Detalii programare — Comunicarea datelor programării.
Întrebare participare — Întrebarea prin care se solicită confirmarea.
Confirmare / Respingere — Reacții la decizia pacientului.
Fallback — Text de rezervă dacă sistemul nu înțelege răspunsul.
Inițierea unui apel de probă
Înainte sau după salvarea campaniei, este posibilă inițierea unui apel de probă. Făcând clic pe butonul Apel de probă, apare o fereastră în care puteți introduce numărul de destinație pentru apelul de test. Acest lucru ajută la verificarea dacă textele setate și asistentul AI funcționează corect.
Gestionarea campaniilor existente
Activare / Dezactivare: În lista de campanii, puteți activa sau dezactiva imediat o campanie cu comutatorul Activ.
Editare: Pentru a modifica o campanie, faceți clic pe numele campaniei sau pe pictograma de editare.
Ștergere: Pentru a elimina definitiv o campanie, utilizați butonul de ștergere.
⚠️ Important: Doar pacienții care aparțin rezervărilor create după activare vor fi adăugați în lista de apeluri. Sistemul nu inițiază apeluri retroactiv.
Gestionarea listei negre
La punctul de meniu Lista neagră puteți gestiona numerele de telefon pe care sistemul nu are voie să le apeleze.
Tabelul cu lista neagră
Coloană | Descriere |
Nume | Numele persoanei excluse |
Motiv | Motivul excluderii |
Notă | Detalii suplimentare despre excludere |
Dată | Data excluderii |
Adăugarea unui număr nou
Pentru a extinde lista neagră, faceți clic pe butonul Adăugare număr nou și completați formularul afișat:
Introduceți numărul de telefon.
Introduceți numele și prenumele pacientului.
Selectați motivul excluderii din lista derulantă.
Opțional, adăugați o notă.
Recomandări
Merită să ajustați intervalul orar de apelare la disponibilitatea pacienților — pentru programările de dimineață, intervalul de dimineață, iar pentru consultațiile de după-amiază, intervalul de după-amiază devreme este cel mai eficient.
Utilizați funcția de apel de probă la fiecare creare de campanie nouă pentru a verifica adecvarea textului de salut și a logicii conversației.
Verificați regulat apelurile cu statusul „Necesită intervenție” pe pagina de Prezentare generală, pentru ca solicitările pacienților să nu rămână fără răspuns.
Dacă un pacient solicită în mod expres să nu fie sunat, adăugați-l imediat în Lista neagră — astfel asigurați respectarea reglementărilor privind protecția datelor.
Rezumat
Funcția de apel automat AI automatizează confirmarea programărilor pacienților folosind inteligența artificială.
Funcționarea este bazată pe campanii: se pot aplica reguli de apelare diferite în funcție de specialitate, medic sau serviciu.
Pagina de Prezentare generală oferă statistici în timp real despre succesul apelurilor.
Lista de apeluri oferă transparență totală: filtrare după status, reascultarea înregistrării audio și transcrierea conversației.
Șabloanele prompt permit personalizarea stilului de vorbire și a logicii asistentului AI.
Lista neagră gestionează numerele de telefon excluse în conformitate cu reglementările privind protecția datelor.
Doar pacienții care aparțin rezervărilor create după activare vor fi adăugați în lista de apeluri.
Întrebări frecvente (FAQ)
Când sunt adăugați pacienții în lista de apeluri?
Când sunt adăugați pacienții în lista de apeluri?
Pacienții sunt adăugați în lista de apeluri exclusiv după activarea campaniei. Sistemul nu îi va suna pe cei care aveau deja o programare înainte de activare — funcția nu funcționează retroactiv.
De câte ori încearcă sistemul să sune pacientul?
De câte ori încearcă sistemul să sune pacientul?
Puteți specifica numărul de reîncercări în setările de Sincronizare ale campaniei. Sistemul reîncearcă la intervalele definite acolo (ex. 2 ore, 4 ore), până la numărul maxim setat. În lista de Apeluri, puteți urmări starea actuală în coloana „Încercare” (ex. 1/3).
Ce se întâmplă dacă pacientul nu răspunde la telefon?
Ce se întâmplă dacă pacientul nu răspunde la telefon?
Dacă pacientul nu răspunde la apel, sistemul înregistrează evenimentul cu statusul „Nu a răspuns” și reîncearcă automat la următoarea oră programată, conform setărilor de reîncercare.
Se pot rula mai multe campanii în același timp?
Se pot rula mai multe campanii în același timp?
Da, în sistem pot fi create și rulate în paralel oricâte campanii. Fiecare campanie are setări de filtrare și sincronizare independente.
Cum pot reasculta înregistrarea audio a unui apel?
Cum pot reasculta înregistrarea audio a unui apel?
Navigați la punctul de meniu Apeluri, găsiți apelul dorit, apoi faceți clic pe pictograma ochi din coloana Acțiuni. În fereastra „Detalii apel” care se deschide, puteți asculta întreaga conversație folosind playerul din secțiunea Înregistrare audio și puteți citi, de asemenea, transcrierea sa textuală.
Ce este statusul „Necesită intervenție”?
Ce este statusul „Necesită intervenție”?
Acest status apare dacă pacientul a solicitat asistență umană în timpul apelului sau dacă asistentul AI nu a putut gestiona situația. În acest caz, sarcina administratorului este de a contacta manual pacientul. Aceste apeluri sunt accesibile direct pe pagina de Prezentare generală prin acțiunea rapidă „Necesită intervenție”.
Se poate personaliza stilul de vorbire al asistentului AI?
Se poate personaliza stilul de vorbire al asistentului AI?
Da. La crearea campaniei, în secțiunea „Șabloane Prompt”, puteți edita salutul, comunicarea programării, adresarea întrebărilor și toate celelalte elemente de conversație. Variabilele (ex. {clinic_name}, {service_name}) sunt completate automat la inițierea apelului.