Introducere
Sistemul permite personalizarea detaliată a tipurilor de examinare în meniul "Examinations" (Examinări). În vizualizarea de editare, preferințele de plată, afișare și comunicare pot fi ajustate.
Acest articol prezintă modul în care pot fi controlate metodele de plată, vizibilitatea pe interfața de rezervare și informațiile personalizate afișate pacienților. Configurarea corectă a acestor funcții ajută la gestionarea anulărilor și la informarea pacienților.
Setări de plată
Secțiunea de setări de plată (Payment settings) determină modul în care pacientul poate achita taxa de examinare. Setarea implicită este plata la fața locului, dar se poate configura și plata online cu cardul sau o taxă de rezervare.
Opțiuni de plată:
Plata la fața locului (On-site payment): Pacientul plătește la clinică.
Plata online cu cardul (Online card payment): Plata în avans este o condiție pentru rezervare.
Plata online cu reducere (Discounted online payment): Se poate seta un preț redus, valabil doar dacă pacientul alege să plătească online. Dacă nu, plătește prețul întreg la fața locului. Rata reducerii poate fi zero, permițând pacienților să aleagă metoda de plată fără diferență de preț.
Taxă de rezervare (Booking fee): O sumă mică plătită la momentul rezervării. Această sumă este returnată dacă pacientul se prezintă la examinare, dar este reținută de sistem dacă nu se prezintă sau anulează târziu.
Reguli de anulare și rambursare: Puteți seta cu câte ore înainte de examinare se poate anula rezervarea (de exemplu, 24 de ore).
Anulare în timp util: Dacă pacientul anulează în afara intervalului specificat (de exemplu, cu mai mult de 24 de ore înainte), se returnează suma integrală plătită sau taxa de rezervare.
Anulare târzie: Dacă anularea are loc în intervalul specificat, se poate seta un procent de rambursare (de exemplu, se returnează doar 50%). În cazul taxei de rezervare, sistemul reține taxa integral.
Setări de afișare
La "Display settings", puteți controla cum și unde apare examinarea specifică pe interfețele de rezervare.
Moduri de disponibilitate:
Online: Vizibil și rezervabil de către pacienți pe interfața online (intervale verzi).
Prin telefon (By phone): Pacientul nu poate rezerva online. În calendar apare un text informativ (de exemplu, "Acest interval se poate rezerva doar telefonic"), care poate fi definit în setări. Recepția poate înregistra în continuare programări.
Doar la recepție (Only at reception): Examinarea nu apare deloc pe site pentru pacienți, dar recepționerii o pot rezerva prin interfața de administrare.
Nerezervabil (Not reservable): Nici pacientul, nici recepția nu pot rezerva intervalul.
Ordinea de sortare: În câmpul "Sorting order", un număr între 0 și 999 determină ordinea în care examinările apar pe interfața de rezervare. Dacă există mai mulți medici, trebuie setat același număr pentru examinările identice pentru a le lista corect.
Comunicare și setări E-mail
Setările de e-mail permit personalizarea comunicării trimise pacienților.
Informații de anulare: Se poate adăuga un text personalizat privind condițiile de anulare. Folosind variabile (de exemplu, intervalul de anulare, suma de rambursare), sistemul înlocuiește automat cu valorile curente.
Informații importante: În e-mailul de confirmare (Confirmation email) se poate afișa un paragraf separat care conține toate detaliile esențiale despre examinare.
Setări speciale și altele
Sistemul oferă funcții suplimentare pentru a restricționa sau personaliza procesul de rezervare.
Numărul de locuri (Number of timeslots): Determină câte rezervări pot fi acceptate pentru un anumit interval. De exemplu, dacă este setat la 2, sistemul permite două rezervări de pacienți pentru același interval.
Încărcare documente: Încărcarea documentelor poate fi făcută obligatorie în timpul rezervării. Dacă este selectat "Yes", trebuie furnizate numele și descrierea documentului. Se poate seta și un text de avertizare roșu, care apare dacă pacientul nu încarcă fișierul (de exemplu, "Rezervarea va fi anulată fără încărcare").
Restricție domeniu e-mail: Rezervările pot fi permise sau interzise pe baza terminațiilor de e-mail (de exemplu, acceptând doar e-mailuri corporative sau excluzând anumite domenii). În caz de eroare, o fereastră pop-up solicită o adresă de e-mail validă.
Info calendar vs. Ajutor admin: Textul "Calendar info text" apare pacientului sub calendar în timpul rezervării (de exemplu, "Nu mâncați înainte de examinare"), în timp ce textul "Admin help" este vizibil pentru recepționeri pe interfața de administrare.
Sfaturi (Tips)
Sfat: Utilizați variabile la redactarea e-mailurilor de anulare, astfel încât sistemul să trimită întotdeauna pacientului suma exactă de rambursare și intervalul de timp.
Sfat: Dacă doriți ca pacienții să aleagă între plata online și cea la fața locului fără diferență de preț, setați rata reducerii pentru "Discounted online payment" la zero.
Sfat: Prin atribuirea șabloanelor de documente (Document templates), șablonul selectat apare evidențiat în listă, facilitând munca recepționerului.
Rezumat (Summary)
Metodele de plată includ opțiuni pentru taxe de rezervare și reduceri la plata online.
Setările de afișare restricționează dacă examinarea poate fi rezervată online, telefonic sau doar la recepție.
Regulile de anulare permit setarea intervalelor de timp și a procentelor de rambursare.
Se pot crea reguli speciale pentru încărcarea documentelor și filtrarea domeniilor de e-mail.
Întrebări frecvente (FAQ)
Pot permite mai multor pacienți să rezerve același interval orar? Da, mărind valoarea opțiunii "Number of timeslots" (până la 10 sau mai mult).
Ce se întâmplă cu taxa de rezervare dacă pacientul se prezintă? Dacă pacientul se prezintă la programare și examinarea are loc, taxa de rezervare i se returnează.
Cum pot bloca anumite adrese de e-mail de la rezervare? În setarea "Email domain restriction", selectați modul "Exclusion" și introduceți domeniile pe care doriți să le blocați.